--- id: entreprise-privacy version: 2026-10-25 --- # Politique de confidentialité de Volcanium Entreprise *Version du 25 octobre 2026. Cette politique est une information au sens des articles 12 à 14 du RGPD ; elle ne vous demande pas de consentir à un traitement.* ## 1. Qui est responsable de vos données ? Pour les données nécessaires au fonctionnement du compte, à la sécurité et à la fourniture du service (hors données que votre organisation met elle-même dans le service : voir le paragraphe 3), le responsable de traitement est : - **Volcanium Studio**, association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 - Siège : 46 route du Bergeron, 38290 Frontonas, France — SIRET 990 895 807 00016 — RNA W382011801 - Représentant : Julien Rilliot, président - Contact « données personnelles » : rgpd@volcanium.eu - Aucun délégué à la protection des données (DPO) n'est désigné : cette désignation n'est pas obligatoire pour l'association (article 37 du RGPD). Toute demande relative aux données personnelles est traitée par le président de l'association à l'adresse ci-dessus. ## 2. Quelles données, pourquoi, sur quelle base légale, combien de temps ? ### Administration de l'organisation - **Données :** Identifiant, nom, adresse e-mail et photo des membres (copie synchronisée depuis Volcanium Compte), rôles, applications activées et leur état - **Finalité :** Permettre au propriétaire et aux administrateurs de gérer leurs collaborateurs et les applications de l'organisation - **Base légale :** Exécution du contrat : fournir le service demandé (article 6.1.b du RGPD) - **Durée de conservation :** Tant que le membre appartient à l'organisation ; la copie est supprimée sous 30 jours lorsque le compte est supprimé ou le membre retiré ### Abonnements et licences - **Données :** Identifiant de l'utilisateur ayant souscrit, référence client de facturation, nombre de postes, état de l'abonnement, lien de paiement - **Finalité :** Souscrire, modifier et suivre les licences de l'organisation - **Base légale :** Exécution du contrat : fournir le service demandé (article 6.1.b du RGPD) - **Durée de conservation :** Durée de l'abonnement, puis 10 ans pour les références nécessaires aux obligations comptables (article L. 123-22 du Code de commerce) ; le lien avec l'identité de la personne est supprimé à l'effacement du compte ### Acceptation des documents de l'organisation - **Données :** Identifiant de l'organisation, de l'utilisateur, document, version, date, adresse IP, navigateur - **Finalité :** Prouver l'acceptation des conditions et de l'accord de sous-traitance par le propriétaire - **Base légale :** Intérêt légitime : pouvoir prouver l'acceptation des conditions (article 6.1.f du RGPD) ; articles 1366 et 1367 du Code civil - **Durée de conservation :** 5 ans après la fin de la relation (prescription civile) ### Journaux techniques - **Données :** Identifiant de compte, type de compte, adresse IP, date et ressource demandée - **Finalité :** Sécurité, diagnostic des pannes - **Base légale :** Obligation légale : conservation des données d'identification par les hébergeurs (article 6-II de la LCEN et décret n° 2021-1362 du 20 octobre 2021) ; Intérêt légitime : sécurité du service et prévention de la fraude (article 6.1.f du RGPD) - **Durée de conservation :** 12 mois Aucune donnée dite « sensible » (article 9 du RGPD) n'est demandée. Aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise (article 22 du RGPD). Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni utilisées à des fins publicitaires ou de profilage commercial. ## 3. Données de votre organisation Les informations de vos collaborateurs que vous renseignez ou activez dans Volcanium Entreprise sont traitées pour le compte de votre organisation, qui en est responsable. Si vous souhaitez exercer vos droits sur ces données, adressez-vous d'abord à votre organisation. L'Éditeur l'aide à y répondre dans les conditions de l'[accord de sous-traitance](/docs/entreprise-dpa), et vous orientera vers elle si vous le contactez directement. ## 4. Qui reçoit vos données ? Vos données sont accessibles aux seules personnes habilitées de l'Éditeur, dans la limite de leurs fonctions (support, sécurité, administration), chacune étant soumise à une obligation de confidentialité. Chaque consultation de fiche par un administrateur est tracée. Les sous-traitants techniques intervenant pour ce service sont : - **Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Azure)** — Hébergeur : serveurs applicatifs, bases de données, fichiers, visioconférence (serveur en Espagne), réplique de Facturation — Espagne (Union européenne) ; serveur de visioconférence : Espagne La liste complète, commune à tous les services, est sur la page [Sous-traitants et hébergement](/docs/sous-traitants). ## 5. Transferts hors de l'Union européenne Vos données sont traitées dans l'Union européenne par nos hébergeurs. Microsoft Ireland Operations Limited appartenant à un groupe américain, le transfert éventuel de données vers les États-Unis (accès à distance par le groupe) est encadré par le Microsoft Corporation, société mère établie aux États-Unis, est certifiée au EU-US Data Privacy Framework (décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023) ; les clauses contractuelles types de la Commission européenne figurent en outre aux conditions de protection des données de Microsoft. Aucun autre transfert hors de l'Union européenne n'est réalisé pour ce service. ## 6. Cookies et traceurs Volcanium Entreprise n'utilise que des cookies et du stockage local strictement nécessaires à son fonctionnement (connexion, sécurité, préférences d'affichage). Ils ne nécessitent pas votre consentement : aucun bandeau de cookies n'est affiché. Aucun traceur publicitaire ou de mesure d'audience n'est utilisé. Le détail des cookies et du stockage local est sur la page [Cookies et traceurs](/docs/cookies). ## 7. Vos droits Vous disposez, dans les conditions du RGPD (articles 15 à 22) et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition (notamment pour les traitements fondés sur notre intérêt légitime) et de portabilité. Lorsqu'un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment sans effet sur ce qui a été fait avant. Vous pouvez aussi définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi du 6 janvier 1978). Vous pouvez exercer vos droits d'accès, de portabilité, de rectification et d'effacement directement depuis votre compte Volcanium Compte (Paramètres). Pour toute autre demande, écrivez à rgpd@volcanium.eu. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe, auquel cas vous en êtes informé. Pour vous protéger, nous pouvons vous demander de prouver votre identité, de préférence en répondant depuis l'adresse du compte. La procédure complète est détaillée sur la page [Exercer vos droits](/docs/droits-rgpd). Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — https://www.cnil.fr/fr/plaintes. ## 8. Sécurité Nous protégeons vos données par des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque (article 32 du RGPD) : chiffrement des échanges (HTTPS), mots de passe stockés sous forme de hachage, double authentification et clés d'accès, cloisonnement des organisations, contrôle des accès et journalisation, sauvegardes. Voir la page [Sécurité et signalement](/docs/securite). En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vous, nous notifions la CNIL dans les 72 heures lorsque la loi l'exige et, si le risque est élevé, nous vous en informons directement (articles 33 et 34 du RGPD). ## 9. Mineurs Volcanium Entreprise est réservé aux personnes âgées d'au moins 15 ans. La date de naissance déclarée à la création du compte sert uniquement à vérifier cet âge minimum. Si vous constatez qu'un mineur de moins de 15 ans a ouvert un compte, écrivez-nous à rgpd@volcanium.eu : nous le supprimerons. ## 10. Modification de cette politique Nous mettons cette politique à jour lorsque nos traitements évoluent. La date de version figure en tête ; les versions précédentes sont conservées sur le [hub légal](/). Les changements importants vous sont notifiés dans le Service ou par courriel.