--- id: mail-privacy version: 2026-10-25 --- # Politique de confidentialité de Volcanium Mail *Version du 25 octobre 2026. Cette politique est une information au sens des articles 12 à 14 du RGPD ; elle ne vous demande pas de consentir à un traitement.* ## 1. Qui est responsable de vos données ? Pour les données nécessaires au fonctionnement du compte, à la sécurité et à la fourniture du service (hors données que votre organisation met elle-même dans le service : voir le paragraphe 3), le responsable de traitement est : - **Volcanium Studio**, association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 - Siège : 46 route du Bergeron, 38290 Frontonas, France — SIRET 990 895 807 00016 — RNA W382011801 - Représentant : Julien Rilliot, président - Contact « données personnelles » : rgpd@volcanium.eu - Aucun délégué à la protection des données (DPO) n'est désigné : cette désignation n'est pas obligatoire pour l'association (article 37 du RGPD). Toute demande relative aux données personnelles est traitée par le président de l'association à l'adresse ci-dessus. ## 2. Quelles données, pourquoi, sur quelle base légale, combien de temps ? ### Boîtes, messages, agenda et contacts - **Données :** Adresse e-mail, contenu et métadonnées des messages envoyés et reçus, pièces jointes, événements d'agenda et invitations, contacts (nom, adresses, téléphone, photos), dossiers, règles et signatures - **Finalité :** Fournir la messagerie, l'agenda et les carnets d'adresses - **Base légale :** Exécution du contrat : fournir le service demandé (article 6.1.b du RGPD) - **Durée de conservation :** Tant que la boîte existe ; corbeille et spam : 30 jours ; boîte d'un collaborateur parti : supprimée à l'export ou au plus tard 30 jours après son départ ; fin de contrat : soixante (60) jours après la fin de l'accès (une copie est remise sur demande formulée dans les trente (30) jours), sauf obligation légale de conservation ; les sauvegardes techniques disparaissent au plus tard trente (30) jours plus tard ### Réglages personnels et comptes externes - **Données :** Poste, téléphone, signatures, réponse automatique, adresses de comptes externes connectés (Gmail, Yahoo, iCloud ou IMAP) et mots de passe d'application chiffrés, préférences d'images distantes - **Finalité :** Personnaliser votre messagerie et relever vos comptes externes si vous le demandez - **Base légale :** Exécution du contrat ; consentement pour la connexion d'un compte externe (vous le connectez et pouvez le déconnecter à tout moment) - **Durée de conservation :** Jusqu'au retrait de l'utilisateur ou à la déconnexion du compte externe ### Sécurité et lutte contre les abus - **Données :** Analyse antivirus et antispam des messages, adresses et réputation des expéditeurs, adresses ayant rebondi, adresse IP des connexions - **Finalité :** Protéger la messagerie et sa réputation d'envoi - **Base légale :** Intérêt légitime : sécurité du service et prévention de la fraude (article 6.1.f du RGPD) - **Durée de conservation :** Adresses ayant rebondi : 12 mois ; journaux : 12 mois ### Preuve d'acceptation des conditions - **Données :** Organisation, utilisateur, document, version, date, adresse IP, navigateur - **Finalité :** Prouver l'acceptation des conditions - **Base légale :** Intérêt légitime : pouvoir prouver l'acceptation des conditions (article 6.1.f du RGPD) ; articles 1366 et 1367 du Code civil - **Durée de conservation :** 5 ans après la fin de la relation (prescription civile) Aucune donnée dite « sensible » (article 9 du RGPD) n'est demandée. Aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise (article 22 du RGPD). Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni utilisées à des fins publicitaires ou de profilage commercial. ## 3. Données de votre organisation Le contenu des boîtes (messages, agenda, contacts) est traité pour le compte de votre organisation, qui en est responsable de traitement et décide de qui y a accès. Un administrateur ne lit pas la boîte d'un autre utilisateur ; l'Éditeur n'accède pas au contenu des messages, sauf demande expresse pour le support ou obligation légale. Si vous souhaitez exercer vos droits sur ces données, adressez-vous d'abord à votre organisation. L'Éditeur l'aide à y répondre dans les conditions de l'[accord de sous-traitance](/docs/mail-dpa), et vous orientera vers elle si vous le contactez directement. ## 4. Qui reçoit vos données ? Vos données sont accessibles aux seules personnes habilitées de l'Éditeur, dans la limite de leurs fonctions (support, sécurité, administration), chacune étant soumise à une obligation de confidentialité. Chaque consultation de fiche par un administrateur est tracée. Le contenu des messages que vous envoyez est transmis à vos destinataires et à leurs serveurs, éventuellement hors de l'Union européenne selon leur fournisseur : c'est le fonctionnement normal du courrier électronique. Les sous-traitants techniques intervenant pour ce service sont : - **OVH SAS (OVHcloud)** — Hébergeur du serveur de messagerie (Volcanium Mail) — France (Roubaix) - **Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Azure)** — Hébergeur : serveurs applicatifs, bases de données, fichiers, visioconférence (serveur en Espagne), réplique de Facturation — Espagne (Union européenne) ; serveur de visioconférence : Espagne La liste complète, commune à tous les services, est sur la page [Sous-traitants et hébergement](/docs/sous-traitants). ## 5. Transferts hors de l'Union européenne Les serveurs de messagerie sont hébergés chez OVH SAS (France (Roubaix)) ; le panneau d'accès est servi depuis Microsoft Azure (voir ci-dessous). Microsoft Ireland Operations Limited appartenant à un groupe américain, un transfert éventuel est encadré par le Microsoft Corporation, société mère établie aux États-Unis, est certifiée au EU-US Data Privacy Framework (décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023) ; les clauses contractuelles types de la Commission européenne figurent en outre aux conditions de protection des données de Microsoft. ## 6. Cookies et traceurs Volcanium Mail n'utilise que des cookies et du stockage local strictement nécessaires. Les images distantes des messages sont bloquées par défaut pour empêcher le traçage par pixel espion ; si vous autorisez les images d'un expéditeur, votre navigateur contacte alors le serveur de cet expéditeur, qui peut en déduire que vous avez ouvert le message. Votre choix est mémorisé dans votre navigateur. Le détail des cookies et du stockage local est sur la page [Cookies et traceurs](/docs/cookies). ## 7. Vos droits Vous disposez, dans les conditions du RGPD (articles 15 à 22) et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition (notamment pour les traitements fondés sur notre intérêt légitime) et de portabilité. Lorsqu'un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment sans effet sur ce qui a été fait avant. Vous pouvez aussi définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi du 6 janvier 1978). Vous pouvez exercer vos droits d'accès, de portabilité, de rectification et d'effacement directement depuis votre compte Volcanium Compte (Paramètres). Pour toute autre demande, écrivez à rgpd@volcanium.eu. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe, auquel cas vous en êtes informé. Pour vous protéger, nous pouvons vous demander de prouver votre identité, de préférence en répondant depuis l'adresse du compte. La procédure complète est détaillée sur la page [Exercer vos droits](/docs/droits-rgpd). Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — https://www.cnil.fr/fr/plaintes. ## 8. Sécurité Nous protégeons vos données par des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque (article 32 du RGPD) : chiffrement des échanges (HTTPS), mots de passe stockés sous forme de hachage, double authentification et clés d'accès, cloisonnement des organisations, contrôle des accès et journalisation, sauvegardes. Voir la page [Sécurité et signalement](/docs/securite). En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vous, nous notifions la CNIL dans les 72 heures lorsque la loi l'exige et, si le risque est élevé, nous vous en informons directement (articles 33 et 34 du RGPD). ## 9. Mineurs Volcanium Mail est réservé aux personnes âgées d'au moins 15 ans. La date de naissance déclarée à la création du compte sert uniquement à vérifier cet âge minimum. Si vous constatez qu'un mineur de moins de 15 ans a ouvert un compte, écrivez-nous à rgpd@volcanium.eu : nous le supprimerons. ## 10. Modification de cette politique Nous mettons cette politique à jour lorsque nos traitements évoluent. La date de version figure en tête ; les versions précédentes sont conservées sur le [hub légal](/). Les changements importants vous sont notifiés dans le Service ou par courriel.