Politique de confidentialité de Volcanium Communication

Version du 25 octobre 2026. Cette politique est une information au sens des articles 12 à 14 du RGPD ; elle ne vous demande pas de consentir à un traitement.

1. Qui est responsable de vos données ?

Pour les données nécessaires au fonctionnement du compte, à la sécurité et à la fourniture du service (hors données que votre organisation met elle-même dans le service : voir le paragraphe 3), le responsable de traitement est :

• Volcanium Studio, association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901
• Siège : 46 route du Bergeron, 38290 Frontonas, France — SIRET 990 895 807 00016 — RNA W382011801
• Représentant : Julien Rilliot, président
• Contact « données personnelles » : rgpd@volcanium.eu
• Aucun délégué à la protection des données (DPO) n'est désigné : cette désignation n'est pas obligatoire pour l'association (article 37 du RGPD). Toute demande relative aux données personnelles est traitée par le président de l'association à l'adresse ci-dessus.

2. Quelles données, pourquoi, sur quelle base légale, combien de temps ?

Messagerie instantanée

• Données : Messages (texte, réactions, mentions), pièces jointes (stockées dans Volcanium Cloud), conversations et leurs membres, horodatage, état de lecture
• Finalité : Permettre les échanges entre membres de l'organisation
• Base légale : Exécution du contrat : fournir le service demandé (article 6.1.b du RGPD)
• Durée de conservation : Tant que la conversation existe ; message supprimé : contenu effacé immédiatement et ligne purgée sous 30 jours (sauf si le message est le début d'un fil qui contient encore des réponses : il est alors conservé sans son auteur jusqu'à la suppression des réponses) ; fin de contrat : soixante (60) jours après la fin de l'accès (une copie est remise sur demande formulée dans les trente (30) jours), sauf obligation légale de conservation ; les sauvegardes techniques disparaissent au plus tard trente (30) jours plus tard

Appels et réunions

• Données : Titre, description, organisateur, participants, horaires, appels manqués ou refusés ; pendant la réunion : identité du participant, nom et photo affichés, flux audio et vidéo en temps réel (non enregistrés)
• Finalité : Organiser et tenir des appels et des visioconférences
• Base légale : Exécution du contrat : fournir le service demandé (article 6.1.b du RGPD)
• Durée de conservation : Historique des réunions : 12 mois après la fin de la réunion (une réunion récurrente encore ouverte est conservée tant qu'elle l'est) ; les flux audio/vidéo ne sont ni enregistrés ni conservés

Invités externes

• Données : Adresse e-mail de l'invité, nom saisi à l'arrivée, demande d'entrée
• Finalité : Inviter une personne sans compte à une réunion
• Base légale : Exécution du contrat avec l'organisation ; intérêt légitime d'organiser la réunion à laquelle l'invité est convié (article 6.1.f du RGPD)
• Durée de conservation : Adresse e-mail d'invité : 90 jours après la réunion ; nom saisi : 30 jours après la réunion

Membres retirés

• Données : Identité (nom, adresse e-mail, photo) d'un membre retiré de l'organisation, lien avec ses messages
• Finalité : Conserver l'intégrité des conversations
• Base légale : Intérêt légitime de l'organisation à garder l'historique de ses échanges
• Durée de conservation : Identité effacée 30 jours après le retrait et remplacée par « Ancien membre » ; les messages restent attribués à ce libellé

Sécurité

• Données : Adresse IP, journal d'audit des actions sensibles (sans contenu)
• Finalité : Sécurité et diagnostic
• Base légale : Obligation légale : conservation des données d'identification par les hébergeurs (article 6-II de la LCEN et décret n° 2021-1362 du 20 octobre 2021) ; Intérêt légitime : sécurité du service et prévention de la fraude (article 6.1.f du RGPD)
• Durée de conservation : 12 mois

Aucune donnée dite « sensible » (article 9 du RGPD) n'est demandée. Aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise (article 22 du RGPD). Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni utilisées à des fins publicitaires ou de profilage commercial.

3. Données de votre organisation

Le contenu des conversations et des réunions est traité pour le compte de votre organisation, qui en est responsable de traitement et fixe ses règles d'usage. Les messages sont stockés en base de données hébergée chez Microsoft Azure. Le serveur de visioconférence est situé en Espagne.

Si vous souhaitez exercer vos droits sur ces données, adressez-vous d'abord à votre organisation. L'Éditeur l'aide à y répondre dans les conditions de l'accord de sous-traitance, et vous orientera vers elle si vous le contactez directement.

4. Qui reçoit vos données ?

Vos données sont accessibles aux seules personnes habilitées de l'Éditeur, dans la limite de leurs fonctions (support, sécurité, administration), chacune étant soumise à une obligation de confidentialité. Chaque consultation de fiche par un administrateur est tracée.

Pour afficher une notification dans les autres applications Volcanium, un aperçu de 140 caractères au plus d'un nouveau message transite brièvement (8 secondes) par Volcanium Compte, sans être conservé.

Les sous-traitants techniques intervenant pour ce service sont :

• Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Azure) — Hébergeur : serveurs applicatifs, bases de données, fichiers, visioconférence (serveur en Espagne), réplique de Facturation — Espagne (Union européenne) ; serveur de visioconférence : Espagne

La liste complète, commune à tous les services, est sur la page Sous-traitants et hébergement.

5. Transferts hors de l'Union européenne

Les messages sont hébergés dans l'Union européenne ; le serveur de visioconférence est situé en Espagne. Microsoft Ireland Operations Limited appartenant à un groupe américain, un transfert éventuel est encadré par le Microsoft Corporation, société mère établie aux États-Unis, est certifiée au EU-US Data Privacy Framework (décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023) ; les clauses contractuelles types de la Commission européenne figurent en outre aux conditions de protection des données de Microsoft. Les connexions audio et vidéo utilisent nos propres serveurs de relais (TURN/STUN) : aucun serveur de relais public tiers n'est sollicité.

6. Cookies et traceurs

Volcanium Communication n'utilise que des cookies et du stockage local strictement nécessaires à son fonctionnement (connexion, sécurité, préférences d'affichage). Ils ne nécessitent pas votre consentement : aucun bandeau de cookies n'est affiché. Aucun traceur publicitaire ou de mesure d'audience n'est utilisé.

Le détail des cookies et du stockage local est sur la page Cookies et traceurs.

7. Vos droits

Vous disposez, dans les conditions du RGPD (articles 15 à 22) et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition (notamment pour les traitements fondés sur notre intérêt légitime) et de portabilité. Lorsqu'un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment sans effet sur ce qui a été fait avant. Vous pouvez aussi définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi du 6 janvier 1978).

Vous pouvez exercer vos droits d'accès, de portabilité, de rectification et d'effacement directement depuis votre compte Volcanium Compte (Paramètres). Pour toute autre demande, écrivez à rgpd@volcanium.eu.

Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe, auquel cas vous en êtes informé. Pour vous protéger, nous pouvons vous demander de prouver votre identité, de préférence en répondant depuis l'adresse du compte. La procédure complète est détaillée sur la page Exercer vos droits.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — https://www.cnil.fr/fr/plaintes.

8. Sécurité

Nous protégeons vos données par des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque (article 32 du RGPD) : chiffrement des échanges (HTTPS), mots de passe stockés sous forme de hachage, double authentification et clés d'accès, cloisonnement des organisations, contrôle des accès et journalisation, sauvegardes. Voir la page Sécurité et signalement.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vous, nous notifions la CNIL dans les 72 heures lorsque la loi l'exige et, si le risque est élevé, nous vous en informons directement (articles 33 et 34 du RGPD).

9. Mineurs

Volcanium Communication est réservé aux personnes âgées d'au moins 15 ans. La date de naissance déclarée à la création du compte sert uniquement à vérifier cet âge minimum. Si vous constatez qu'un mineur de moins de 15 ans a ouvert un compte, écrivez-nous à rgpd@volcanium.eu : nous le supprimerons.

10. Modification de cette politique

Nous mettons cette politique à jour lorsque nos traitements évoluent. La date de version figure en tête ; les versions précédentes sont conservées sur le hub légal. Les changements importants vous sont notifiés dans le Service ou par courriel.